GÖREV TANIMI

Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Meclis ve Yönetim Kurulu Üyeleri ile Genel Sekreter’in oda ile ilgili çalışmalarını etkin ve verimli bir şekilde yürütür. 

GÖREV VE SORUMLULUKLAR 

1. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter’in günlük iş akışını düzenlemek, ajandasını yürütmek,
2. Oda Organ Üyelerinin talepleri ve takip edilmesini istedikleri konularda çalışmalar  yapmak.
3. Oda’ya gelen telefonların cevaplanıp ilgili birimlere aktarılması
4. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Yönetim Kurulu Üyeleri ve Genel Sekreter tarafından talep edilen yazışmaları yapmak.
5. Oda adına yapılacak ziyaretler öncesi ilgili kurumlardan randevu almak ve gereken planlama ve hazırlıkları yapmak.
6. Odaya gelen heyetlerin, ziyaretçilerin uygun bir şekilde ağırlanmasını sağlamak.
7. Meclis Başkanı, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter ve Oda Organ Üyelerinin yurtiçi ve yurtdışı seyahatleri için ulaşım, konaklama, araç kiralama, transfer vb. işlemlerini yürütmek
8. Yönetim Kurulu Başkanının TOBB veya diğer platformlarda görevli olduğu, katılması gereken tüm faaliyet ve programların planlamasını yapmak, ajandasını yönetmek. 
9. Oda organ üyelerinin TOBB İstişare, Genel Kurul, yerel ve bölgesel toplantılarına katılımlarına ilişkin organizasyonları planlamak ve yürütmek. 
10. Oda adına düzenlenen tüm organizasyonların (toplantı, eğitim, konferans, çalıştay, kongre, v.s.) koordinasyonunu sağlamak.
11. Oda organ toplantılarında katılımcı listelerinin, imzaların, kayıtların eksiksiz bir biçimde almak veya alınmasını sağlamak.
12. Başkanlık, Genel Sekreterlik tarafından talep edilen doğum günü, düğün, cenaze v.s.  özel günler için çiçek, çelenk, pasta v.s. gibi gönderileri organize etmek.
13. Odanın duyuru kanallarının etkinliğini arttırmak ve güncel tutulmasını sağlamak.
14. Birimin faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla iletişimde bulunmak.
15. Birlikte çalıştığı personelin etkin bir şekilde görevlerini yerine getirmesi için gereken tedbirleri almak, işbirliği, uyum içinde çalışmalarını sağlamak ve ortaya çıkan sorunları çözmek.
16. Yeni atanan bürokrat ya da kurum temsilcilerini takip ederek Başkanlık ve Genel Sekreterlik adına kutlama, ziyaret v.s. planlaması yapmak.
17. Birime gelen evrakın cevaplanmasını sağlamak ve gerektiğinde ilgili birimlere iletmek.
18. TOBBUYUM A.Ş.’ye bağlı olarak yürütülen tüm Arabuluculuk faaliyetlerinin koordinasyonunu yapmak.

Özel Kalem Birimin detaylı görev tanımları; Kalite Yönetim Sistemi içerisindeki Görev Tanımları dokümanında yer almaktadır.